Jak se připravit na schůzku

V dalším díle naší zlepšovací rubriky se dnes zaměříme na tipy a triky při prezentování nebo vedení schůzky. 

Co k tomu použít 

Bavíme se o softwaru. Tady je to asi úplně jedno. Podle toho, co vám vyhovuje. My v A-Websys používáme Teamsy od Microsoftu, který nabízejí spoustu dalších vychytávek v rámci propojení napříč ekosystémem MS. Podobně na tom bude Google Meet a Google Workspace. Ostatním nástrojům moc neholduju právě z důvodu nekonzistentnosti v rámci propojitelnosti nástrojů a například chybějícímu automatickému zápisu ze schůzky. Ale použít se dá všechno co umí nasdílet obrazovku a případně udělat záznam. 

Jak se připravit aneb mějte plán B 

• Pokud víte, že budete mít slovo a něco prezentovat tak tady doporučuju začít vždycky pár minut předem. A přestože vám to (možná) ukazovali při onboradingu, obhlídněte místnost, zkontrolujte techniku, zkuste si to připojit. Třeba zjistíte, že vám do zasedačky nedosáhne wifina. Když nebudete vědět, poptejte kolegu. A tady si zkontrolujte, že zrovna nejsou všichni na obědě. 
• Vědět kde máte HDMI porty je poměrně kritická záležitost, protože pokud při prezentaci zjistíte, že ve vašem novém notesu HDMI port nemáte (a jo i to se stává, máváme do ASUSu), může vaše jediná možnost být půjčit si PC kolegy. Ale tam stejně nejdřív musíte nějak poslat prezentační materiál, že? Máte flas(h)ku po ruce? 
• Rád používám pro prezentace druhé zobrazovací zařízení v módu rozšíření obrazovky. Druhá plocha může být totiž úplně čistá a můžete tam průběžně přetahovat jen to, co potřebujete. Na druhé ploše si pak můžete řešit svoje věci. 
• ProTip: Před zapojením druhé obrazovky si vždycky zkontrolujte, že na obrazovce není žádný kompromitující materiál. Žádné zprávy typu “Tyvole tenhle míting moh bejt mail” nebo různé nadávky na klienta, to je celkově dost neprofesionální. 
• Ve chvíli, co máte zapojeno, zkuste, že komunikační nástroj příjmá a posílá zvuk. Byť to umí být palivo pro sitcom, pět minut trénovat odezírání vět “Slyšíte mě?” a “Já Vás slyším” není úplně ono. Stejně tak, že promítáte tu správnou obrazovku. 

Co vám zlepší prezentační čas aneb režim nerušit.  

Já mám na PC s Win 11 vypnutí notiofikací vpravo dole u zvonečku, kde si pak zvolím režim nerušit. Což mi zablokuje všechny příchozí notifikace. Mám napojenej FB messenger, Whatsapp, SMS z mobilu, maily. Všechno vydává zvuk, všechno ukazuje náhled zprávy. Není nic horšího než notifikace od milence/ky s obrázkovým náhledem, ve chvíli, co prezentujete o ekonomickém růstu vaší firmy. Říkal kamarád. 

Ukazovátko 

• Pokud máte offline prezentaci nebo musíte u “prezky” chodit je občas fajn pořídit presenter, udělátko na vzdálený přepínání slajdů a laserovým ukazovátkem, se kterým budete nejen vypadat vysoce na úrovni, ale na velký ploše to usnadní vidět, o čem zrovna mluvíte. 

Dobrej zavírák 

• Nikdy nedávejte na konec prezentace “Díky za...”. Fakt si neumím představit situaci, kdy si člověk na druhý straně po tom, co si dočetl 150 stran o pěstování kedluben v severní Africe, přečte “díky za pozornost” a najednou pocítí nekonečnou radost za váš falešný vděk. 
• Použijte něco, co přiměje lidi zamyslet se nad tím, co právě dočetli nebo viděli. Něco, co je donutí se zeptat na další otázku nebo něco co je donutí se podívat na stránky vašich služeb. A to nejdůležitější – něco, co tam může viset hodinu, a i nově příchozí z toho může dostat nějakou hodnotu. 
• “Víte, že sníst dvě kedlubny denně je zdravé?” + QR kód s odkazem na eshop se slevou. “Zanechte mi hodnocení..”, “Pokud vás zajímá detailní info, přidejte si mě na LN” + QR na ln. Věřím, že chápete. 

Závěr aneb TLDR 

Hodilo by se říci “Vždy připraven” a ona je to tak docela pravda.  

• Připravte se na možné a nemožné, tak vás jen tak něco nepřekvapí. Zvláště pak ty z vás, kteří jste před publikem nervóznější.  
• Když nevíte, otestujte, poptejte se kolegů.  
• Dejte pozor, co ukazujete a zapněte mód nerušit, abyste neukázali něco omylem.  
• Na konec prezentace dejte něco zajímavýho! 

Zapomněl jsem na něco? Našli jste chybu? Napsali byste to líp? Napište nám, okomentujte nebo nás zpucujte jenom tak pro sebe v obýváku. S dalším trikem na viděnou. 

Zdroje: 

Vlastní zkušenosti