Jak poznat, že váš tým potřebuje posílit (a co s tím)

Rostoucí backlog, zpožděné projekty, unavený tým a horší kvalita výstupů. Typické signály, že máte kapacitní problém ve firmě a je čas uvažovat o posílení týmu – ať už náborem, bodyshoppingem nebo outsourcingem.

V tomto článku se dozvíte:

• jaké jsou hlavní signály přetíženého týmu,
• jak vyhodnotit, že už nejde o krátkodobou špičku,
• jaké máte možnosti posílení týmu – interní nábor, bodyshopping, outsourcing,
• kdy dává smysl bodyshopping jako rychlá a flexibilní varianta.

Signály, že jedete nad kapacitu

Přetížení týmu se obvykle neobjeví přes noc. Spíš se „plíží“ a postupně se začíná projevovat v číslech, atmosféře i kvalitě práce. Zkušené HR nebo vedení by mělo sledovat hlavně tyto signály.

1. Backlog roste, termíny se nestíhají

Jeden z nejviditelnějších ukazatelů je dlouhodobě rostoucí backlog a časté zpoždění dodávek. Tým sice pracuje naplno, ale množství úkolů přibývá rychleji, než se daří odbavovat. Milníky se posouvají, releasy se odsouvají „na příště“ a plánování sprintů se mění v boj o to, co se vůbec stihne.

2. Přesčasy a únava lidí

Dalším varovným signálem je, když se z občasných přesčasů stává nový normál. Lidé pracují večer, o víkendech, krátkodobě to zvládnou, ale dlouhodobě to vede k únavě, chybám a frustraci. Burnout není jen módní pojem – dlouhodobé přetížení týmu má jasný dopad na výkon, nemocnost i fluktuaci.

3. Kvalita práce jde dolů

Pod tlakem na rychlost obvykle trpí kvalita. Začíná se objevovat více chyb v kódu, nedodělky, reklamace zákazníků. QA nachází stále víc problémů, které dřív nebývaly. Pokud se dříve stabilní tým najednou potýká s rostoucím počtem chyb, může to být známka toho, že lidé už nemají prostor dělat věci pořádně.

4. Zhoršená atmosféra, stres a odchody

Když se tlak a přetížení táhnou měsíce, projeví se to na atmosféře v týmu. Stoupá nervozita, přibývá konfliktů, lidé se méně zapojují, objevují se cynické poznámky. V určité fázi začnou přetížení kolegové firmu opouštět – a zvýšená fluktuace je už velmi drahý a jasný signál, že kapacity byly podceněné.

5. Potřeba nových dovedností

Někdy nejde ani tak o množství práce, ale o její typ. Produkt se posouvá, zákazníci chtějí nové funkce a technologie a tým na to nemá kompetence. Objevují se požadavky na cloud, integrace, data, bezpečnost – a vy opakovaně narážíte na „tohle neumíme / nestíháme“. I to je signál, že je čas tým posílit nebo doplnit o novou odbornost.

Jak vyhodnotit, že je čas jednat

Vidět signály nestačí – je potřeba je přetavit v rozhodnutí. Kdy je to „jen náročné období“ a kdy už systémový kapacitní problém?

Podívejte se na data

Základ je podívat se na tvrdá data:

• jak se vyvíjí velikost backlogu,
• kolik úkolů končí po deadlinu,
• jak vypadají přesčasy a nemocnost,
• jak se mění chybovost a reklamace.

Pokud vidíte dlouhodobý trend (ne jen výkyv před jedním releasem), je to silný argument, že tým jede nad kapacitu příliš dlouho.

Zeptejte se týmu

Tabulky jsou důležité, ale stejně důležitý je hlas lidí. Dejte prostor anonymní zpětné vazbě nebo otevřeným rozhovorům:
– Jak vnímají svou zátěž?
– Co je nejvíc brzdí?
– Mají prostor dělat práci kvalitně?

Když většina týmu popisuje dlouhodobý tlak a pocit „vždycky jsme pozadu“, je potřeba situaci řešit, ne ji normalizovat.

Rozlišujte špičku a nový standard

Krátká „zátahová“ období jsou v byznysu normální. Pokud ale zvýšené tempo trvá půl roku a déle, nejde už o výjimku, ale o nový standard – na který jsou vaše kapacity prostě malé. V tu chvíli už nestačí procesní úpravy, přichází čas na reálné posílení týmu.

Možnosti posílení týmu: nábor, bodyshopping, outsourcing

Když vyhodnotíte, že je čas přidat kapacity, máte několik cest, jak to udělat. Každá má jiné dopady na čas, náklady a flexibilitu.

1. Klasický nábor

Interní nábor je logická volba, když víte, že práce nebude ubývat a tým potřebujete posílit dlouhodobě. Nový člověk se stane součástí kultury, nese zodpovědnost za produkt, postupně roste.

Nevýhodou je čas a náklady – u IT pozic se často počítá na měsíce, než se podaří někoho najít, a další měsíce, než se opravdu rozjede. Pokud už tým teď hoří, může být nábor nutný, ale sám o sobě problém nevyřeší rychle.

2. Bodyshopping (pronájem specialistů do týmu)

Bodyshopping znamená, že si přes externí firmu „pronajmete“ specialistu, který se zapojí přímo do vašeho týmu. Řídíte ho stejně jako interního kolegu, pracuje ve vašich nástrojích, podle vašich procesů, jen není na vaší mzdovce.

Výhody:

• rychlá reakce – posila může nastoupit v řádu týdnů,
• flexibilita – nasadíte ji na pár měsíců nebo na dobu projektu,
• bez HR administrativy – nábor, smlouvy, odvody řeší dodavatel.

Bodyshopping je vhodný tam, kde potřebujete rychle ulevit přetíženému týmu, ale zároveň chcete zachovat kontrolu nad prací, kvalitou i know-how. Dává smysl i jako mezikrok – než se podaří najít a zaškolit kmenového zaměstnance.

3. Outsourcing vybraných činností

U některých aktivit nemusíte nutně posilovat tým, ale můžete je outsourcovat – předat externí firmě konkrétní agendu nebo projekt.

Typicky jde o:

• podpůrné činnosti (testování, údržba starších systémů, L1/L2 podpora),
• projekty „na klíč“, které nejsou core byznysem.

Tím odlehčíte interním lidem, kteří se mohou soustředit na klíčové produkty a zákazníky. Na rozdíl od bodyshoppingu ovšem nepřibývá člověk do vašeho týmu, ale kupujete hotový výsledek služby.

Shrnutí: sledujte signály a jednejte dřív, než tým shoří

Přetížený tým není jen otázka „vydržíte to ještě chvíli“. Dlouhodobý tlak se dříve nebo později projeví na výkonu, kvalitě i fluktuaci.

Vyplatí se sledovat signály – backlog, deadliny, přesčasy, kvalitu a náladu v týmu – a reagovat včas:

• když je potřeba dlouhodobá kapacita, dává smysl interní nábor,
• když potřebujete rychle ulevit týmu nebo dodat specifickou odbornost, je vhodný bodyshopping,
• pokud vás brzdí podpůrné činnosti, řešením může být outsourcing.

Zdravý, realisticky zatížený tým je nakonec tou nejlepší investicí do budoucího výkonu firmy.

Zdroje:

• Přetížení zaměstnanců a nadměrná zátěž – Petr Kmošek – https://www.kmosek.com/reseni-problemu/pretizeni-zamestnancu-a-nadmerna-zatez/
• Keep Employee Experience Top of Mind During a Hiring Freeze – Reworked –https://www.reworked.co/talent-management/keep-employee-experience-top-of-mind-during-a-hiring-freeze/
• Employee Burnout & Workload Balancing Statistics – Mosaic – https://www.mosaicapp.com
• 2024 Recruitment Statistics: Hiring and Technology – HeroHunt.ai – https://www.herohunt.ai/blog/2024-recruitment-statistics-hiring-and-technology